[B]Переход на версию 3.4 и выше с версии 3.3 и ниже и с программы БЭСТ-4+[/B]
1. Перенос данных из предыдущих версий 1
2. Подготовка базы предыдущей версии и БЭСТ-4+ и особенности переноса 1
3. Особенности Upgrade с БЭСТ-4+. Обработка аналитических счетов 3
4. Выполнение процедуры Upgrade 4
5. Операции, которые нужно выполнить после процедуры Upgrade 5
6. Смена типа предприятия (хозрасчетное/упрощенный учет <—> магазин/упрощенный учет) 6
1. Перенос данных из предыдущих версий
Для переноса данных из предыдущих версий БЭСТ-5 необходимо выполнить Upgrade баз данных системы БЭСТ-5 или баз программы БЭСТ-4+. Для этого должны быть установлены права доступа для пользователя, выполняющего Upgrade на режимы «Настройка» — «Базы данных» — «Сервисные режимы» — «Импорт данных из БЭСТ-5»/«Импорт данных из БЭСТ-4»
Перенос осуществляется с версии БЭСТ-5 не ниже 3.1. и с БЭСТ-4+ с версии 12.01
При переносе с БЭСТ-5 Upgrade состоит из двух частей: перенос серверной части и перенос собственно баз данных.
При переносе с БЭСТ-4+ только перенос баз данных.
После установки новой версии в серверной части системы БЭСТ-5 создается каталог Backup_PRO, содержащий данные серверной части предыдущей версии системы БЭСТ-5.
При запуске БЭСТ-5 в новой версии автоматически выводится окно с сообщением об обнаружении предыдущей версии программы. В данном окне указывается путь к данным серверной части предыдущей версии и новой.
После переноса серверной части каталог Backup_PRO будет удален. Рекомендуется пред началом переноса данных установить флаг в параметре «Сохранить предыдущую копию серверной части». В этом случае архивная копия серверной части будет сохранена в каталоге PRO_ARC. При необходимости его можно развернуть и выполнить перенос данных еще раз. Если перенос прошел успешно, то архив можно удалить.
Для Upgrade баз даных нужно создать новую базу данных и выполнить в ней соответствующий режим: «Импорт данных из БЭСТ-5»/ «Импорт данных из БЭСТ-4».
2. Подготовка базы предыдущей версии и БЭСТ-4+ и особенности переноса
Перед выполнением процедуры Upgrade на версию 3.4 и выше с версии 3.3 и ниже или в программы БЭСТ-4+ необходимо в предыдущей версии выполнить следующее:
Во всех приложениях (модулях) дата начала открытого периода должно совпадать между собой и совпадать с датой начала расчетного периода, указанного в режиме «Бухгалтерская настройка» (БЭСТ-5) или «Начальные установки системы учета» в БЭСТ-4+.
Исключение составляют приложения «Заработная плата» и «Основные средства»
В приложении «Заработная плата» открытый период может быть больше, чем общее начало расчетного периода. Или последний закрытый период на 1 месяц меньше или больше на любое количество месяцев, чем общее начало работы. Т.е. после открытия периода в «Заработной плате» дата начала этого нового периода будет совпадать началом работы начало расчетного периода или будет больше.
В приложении «Основные средства» все периоды, в которых есть документы, должны быть закрыты. Если в «Основных средствах» есть не оприходованные документы, переданные из склада, то это необходимо сделать, иначе карточки по данным объектам будут утеряны при выполнении Upgrade.
В процессе Upgrade переносятся документы только активного периода по всем приложениям.
Данные по архивному периоду переносятся только по приложению «Заработная плата» и архивные прайс-листы в приложении «Торговый зал».
Основные средства и МБП
По приложению «Основные средства» и по данным по МБП приложения «Сырье. Материалы» - БЭСТ-5 или «Учет материалов и МБП»- БЭСТ-4 формируются только картотеки по объектам учета на начало периода работы с новым приложением «Имущество». Начало работы данного приложения определяется по активному периоду приложения «Основные средства» предыдущей версии.
Если в предыдущей версии рассчитывалась амортизация по спецодежде, то все ведомости амортизации по спецодежде (и по бухгалтерскому и по налоговому учету) должны быть закрыты по тот же период, что и закрытые периоды приложения «Основные средства». Т.е. период открытой ведомости должен совпадать с активным периодом в основных средствах. Или период последней закрытой ведомости должен быть равен последнему закрытому периоду в основных средствах.
Последний закрытый период ведомостей амортизации спецодежды может быть меньше, чем последний закрытый период в «Основных средствах» и если после него нет открытого периода. Но следует иметь в виду, что в этом случае в новое приложение «Имущество» будет перенесен накопленный износ по существующим закрытым ведомостям амортизации, а дата начала работы с приложением «Имущество» будет установлена по приложению «Основные средства». И рассчитать амортизацию по спецодежде за недостающие периоды будет невозможно. Т.е. данная ситуация допустима, когда вся спецодежда уже полностью амортизирована.
В процессе проведения Upgrade будут заданы вопросы по «Основным средствам» и «МБП» для определения недостающих сведений для формирования картотек. После выполнения Upgrade необходимо будет выполнить утилиты картотеки. О вопросах и утилитах подробнее см. ниже.
Счета кредиторов
Из приложения «Закупки. Поставщики» – БЭСТ-5/«Учет закупок» – БЭСТ-4+ счетов не переносятся счета кредиторов, так как в счета – фактуры ведутся в новом приложении «Книга покупок-продаж», которое с данными документами не работает.
Если БЭСТ-5 версии 3.3 и ниже использовалась аналитика по счетам кредиторов, то она будет удалена со счета и из проводок по данному счету и документов.
Счета-фактуры
Счета-фактуры, записи в книги покупок/продаж приложений «Закупки. Поставщики» и «Продажи. Клиенты» («Учет закупок» и «Управление продажами» в БЭСТ-4+) в новое приложение «Книги покупок-продаж» переносятся по следующим правилам.
• Дата начала периода работы с приложением ставится равной дате общего начала расчетного периода.
• Счета–фактуры с датами регистрации до этой даты, переносятся только не разнесенные в книги на полную сумму (для авансовых счетов-фактур – не отсторнированные на полную сумму).
• Счета–фактуры с датами регистрации, равной или после даты начала периода нового приложения «Книга покупок-продаж» переносятся полностью;
• Переносятся все записи в книгу покупок и продаж.
• В накладных и актах по услугам сохраняются связи с перенесенными в новое приложение счетами–фактурами.
Партнеры в документах
В документах движения, в которых ранее была только аналитика, и не было отдельно партнера (документы по выписке банка, кассовые ордера, строки авансовых отчетов, накладные, заказы), при проведении Upgrade проставляется партнер по справочнику партнеров.
Партнер определяется следующим образом:
При Upgrade с БЭСТ-4+
• Проверяется наличие доп. аналитики на счете. Если доп. аналитика указана, то партнер в документ подставляется по указному значению в доп. аналитике.
• Если доп. аналитике на счете нет, то производится проверка соответствия сочетания кода и наименования аналитики с соответствующими полями справочника партнеров. При совпадении всех значений, в документе указывается именно этот партнер.
• Если такого сочетания значений нет, то ищется только по наименованию, если найдено, то подставляется этот код партнера.
При Upgrade с БЭСТ-5
• Если в аналитике присутствует системный сегмент по справочнику партнеров, то в качестве кода партнера подставляется именно его значение.
• Если системного сегмента нет, то в составе аналитики счета ищется пользовательский сегмент, с использованием справочника партнеров. Если такой сегмент есть, то код и наименование аналитики по этому сегменту ищется в справочнике партнеров. Если такое сочетание найдено, то данный партнер указывается в документе. Если не найдено, то ищется только по наименованию. Если по наименованию найдено, то партнер указывается в документе.
• Если перечисленных выше сегментов нет, по алгоритму, описанному в предыдущем пункте, ищется по значению первого сегмента. Если в справочнике партнеров значение найдено, то этот партнер указывается в документе.
Если партнер не найден, то данное поле остается пустым в документах. В конце выполнения процедуры Upgrade выводится протокол, в котором указаны документы без партнера. Так как при работе с накладными и заказами партнер обязателен для работы с ними, и так же необходим в тех платежных документах, которые разносятся на расчеты, то во всех этих документах необходимо будет проставить партнера после проведения Upgrade вручную
Для уменьшения подобной работы и для более корректного определения партнера рекомендуется.
В БЭСТ-4+ по всем аналитикам по партнерам поставить использование доп. аналитики и в аналитическом справочнике установить корректную привязку каждой из таких аналитик к соответствующему партнеру.
В БЭСТ-5 версии 3.3 и ниже рекомендуется перевести пользовательскую аналитику по партнерам, используемую в качестве партнера в документах движения на системную.
Если это не будет сделано (и в БЭСТ-4 и БЭСТ-5), то после выполнения процедуры Upgrade во многих документах движения партнер будет не указан или указан неправильно. Например, если в справочнике партнеров несколько партнеров с один наименованием или краткое наименование отличается от наименования аналитики, хотя бы 1 символом.
В конце Upgrade будет выдан протокол со списком таких документов и нужно убудет вручную пройтись по всем документам и указать партнера.
Аналитика по счетам-фактурам и договорам
Если БЭСТ-5 версии 3.3 и ниже использовалась аналитика по счетам-фактурам или договорам, то она будет перенесена на новую аналитику по новым счетам-фактурам или договорам.
Так как в версиях 3.3 и ниже аналитика по договорам была общая (и закупочные и продажные), а в новой версии они разделены, то по каким счетам указывать аналитику по документам закупки, а по каким по договорам продажи запрашивается в процессе Upgrade (см. ниже)
Расчеты.Договоры
Договоры переносятся полностью. В процессе Upgrade будет выдан запрос на разделение видов договоров по категориям закупки и продажи. Указать нужно для каждого вида. Соответственно договоры будут перенесены в приложения «Закупки.Поставщики» и «Продажи.Клиенты».
В процессе Upgrade выполняется формирование картотеки расчетов на основании карточек расчетов предыдущей версии и договоров. Картотека расчетов будет сформирована для каждого партнера, по которому есть карточка расчетов или договор. Для определения типа сделки (закупка/продажа) и группы учета в расчетах, на экран выводится запрос по каждому сочетанию счет и валюта расчетов по карточкам расчетов и по категориям договоров счету и валюте расчетов.
Для каждой такой записи по карточкам расчетов нужно указать тип «Закупка» или «Продажа», указать вид группы учета, который будет использоваться в расчетах (в целом по партнеру или в разрезе заказов (счетов), договоров или счетов-фактур) и так же нужно дать свое название этим группам учета.
Для расчетов по договору изменить тип (закупка/продажа) предложенный программой нельзя, так как это устанавливается по указанной пользователем категории для каждого вида договора.
Здесь же указывается для счетов, на которых была аналитика по договорам, по каким договорам была аналитика – по закупочным или продажным.
Всем партнерам, для которых есть договоры или карточки расчетов проставляется признак поставщика или покупателя и указывается группа учета.
Формируется карточка расчетов в целом по партнеру и если указаны расчеты по сделкам (договорам, заказам, счетам-фактурам), то и карточки расчетов по каждой такой сделке.
Вычисляется сальдо по каждой карточке по партнеру и по договору на дату начала расчетного периода. Сальдо вычисляется по регистрационным записям, выполненным в предыдущих версиям на карточки или договоры, до даты начала расчетного периода.
Сальдо по заказам(счетам) и счетам-фактурам не вычисляется, так как в предыдущих версиях на 1 карточку могли быть отнесены и счета-фактуры и заказы и группы учета в новой могут быт совсем по другим документам – основаниям.
В накладных и актах по услугам связь с договорами, сохраняется полностью. В документах по денежным средствам ссылка на договор ссылка на договор остается только в том случае, если по партнеру группа учета с расчетами по договорам.
После выполнения процедуры Upgrade в приложении «Расчеты с партнерами» необходимо выполнить восстановление целостности данных, для регистрации перенесенных документов в картотеке расчетов.
3. Особенности Upgrade с БЭСТ-4+. Обработка аналитических счетов
ВНИМАНИЕ! В связи с введением многосегментной аналитики рекомендуется перед переносом данных из системы БЭСТ-4 ознакомиться с особенностями проведения Upgrade. При необходимости провести предварительные работы (реорганизация синтетических и аналитических счетов, настройку аналитических счетов) в системе БЭСТ-4.
Особенности выполнения процедуры Upgrade
В связи с введением многосегментной аналитики при выполнении процедуры Upgrade происходит обработка аналитического учета по следующим правилам.
 Если на счете указан справочник, с помощью которого вводятся данные, то производится проверка соответствия сочетания кода и наименования аналитики с соответствующими полями связанного справочника. При совпадении всех значений, для данного счета определяется сегмент аналитического учета с системным видом измерения по указанному справочнику. Если хотя бы одно сочетание кода и наименование аналитики не совпадает со справочником, то формируется пользовательский вид измерения с названием «Аналитика счета NNN» и он определяется как сегмент аналитики по счету;
 Если на счете не указан справочник, с помощью которого вводятся данные и не указана доп. аналитика, то формируется пользовательский вид измерения с названием «Аналитика счета NNN» и он определяется как сегмент аналитики по счету;
 Если на счете указан справочник «Партнеры, с помощью которого вводятся данные», то:
• производится проверка соответствия сочетания кода и наименования аналитики с соответствующими полями связанного справочника. При совпадении всех значений, для данного счета определяется сегмент аналитического учета с системным видом измерения по указанному справочнику.
• Если хотя бы одно сочетание кода и наименование аналитики не совпадает со справочником, то проверяется наличие доп. аналитики на счете. Если доп. аналитика указана, то производится проверка наличия всех указанных в доп. аналитике кодов в справочнике партнеров. Если все коды есть, то на данном счете определяется сегмент аналитического учета с системным видом измерения по справочнику партнеры. Так как доп. аналитика может не совпадать с кодами аналитического учета, то производится перекодировка аналитического кода на справочник партнеров в проводках и всех документов. Производится перекодировка только кодов аналитики. Если наименование аналитики по каким-либо документам хранится в самих документах, то наименование меняется только после прохождения курсором по данным полям и перевыборе аналитики.
• Если не прошла проверка сочетания кодов и наименования аналитики со справочником партнеров и не все коды доп. аналитики есть в этом же справочнике, то формируется пользовательский вид измерения с названием «Аналитика счета NNN» и он определяется как сегмент аналитики по счету;
 Если на счете не указан справочник, с помощью которого вводятся данные, но указана доп. аналитика, то:
• производится проверка наличия всех указанных в доп. аналитике кодов в справочнике партнеров. Если все коды есть, то на данном счете определяется сегмент аналитического учета с системным видом измерения по справочнику партнеры. Так как доп. аналитика может не совпадать с кодами аналитического учета, то производится перекодировка аналитического кода на справочник партнеров в проводках и всех документов. Если наименование аналитики по каким-либо документам хранится в самих документах, то наименование меняется только после прохождения курсором по данным полям и перевыборе аналитики;
• Если проверка по доп. аналитике не прошла, формируется пользовательский вид измерения с названием «Аналитика счета NNN» и он определяется как сегмент аналитики по счету.
4. Выполнение процедуры Upgrade
Базы данных предыдущих версий должны быть проиндексированы. В базах программы БЭСТ-4+ кроме индексации необходимо обязательно сделать упаковку мемо полей.
Внимание! Все окна и программы при выполнении процедуры Upgrade должны быть закрыты
После инициализации процедуры Upgrade запускается «Мастер переноса данных», который последовательно открывает окна, для указания необходимой информации. По окнам можно перемещаться с помощью кнопок «Далее» и «Назад».
В каждом окне написана краткая инструкция.
• Перенос данных из приложения «Основные средства»:
• Окно «При переносе данных в новое приложение будут перенесены» носит информационный характер. Здесь перечислены справочники и картотека имущества, которые будут перенесены из старого приложения «Основные средства» в новое приложение «Имущество».
• Окно «Перенос групп и подгрупп». Здесь необходимо для каждой группы указать категорию имущества. Категорию имущества выбираем из предложенного списка левой кнопкой мыши. По умолчанию для каждой группы проставлена категория «ОС».
• Окно «Формирование номенклатурного справочника имущества». Если номенклатурный справочник необходимо сформировать автоматически, то в строке «Формировать номенклатурный справочник на основании наименования из учетных карточек» необходимо установить флаг. Номенклатурный справочник также можно будет сформировать и вручную после завершения процедуры Upgrade, а затем ссылки на номенклатуру проставить в карточки имущества при помощи специальной утилиты (см.ниже). В этом окне нужно в строке «Единица измерения по умолчанию» ввести единицу измерения для тех карточек, которые в приложении «Основные средства» не были измеряемыми. Изначально по умолчанию предлагается единица измерения «шт».
• Окно «Перенос картотеки имущества». Здесь указываются книги амортизации для налоговой амортизации, для убытков, а также для ПНО, ОНО, ОНА для каждой используемой категории имущества. По умолчанию книги амортизации уже указаны. Если возникнет необходимость перевыбрать книгу, то следует учитывать, что книга в таблице должна встречаться только один раз. Данные о бухгалтерской амортизации будут перенесены в основные книги амортизации по каждой категории имущества автоматически. Если из старого приложения «Основные средства» нужно перенести карточки списанных ОС, то в строке «Переносить карточки списанных ОС» необходимо установить флаг.
• Перенос данных из приложения «Сырье.Материалы»:
• Окно «При переносе данных в новое приложение будут перенесены» носит информационный характер. Здесь перечислены справочник групп и картотека МБП в эксплуатации, которые будут перенесены из старого приложения «Сырье. Материалы» в новое приложение «Имущество» в Оборотные активы.
• Окно «Перенос групп». Здесь необходимо для каждой группы указать категорию имущества. Категорию имущества выбираем из предложенного списка левой кнопкой мыши. По умолчанию для каждой группы проставлена категория «СпИО в составе ОА».
• Окно «Перенос картотеки имущества». Здесь указываются книги амортизации для налоговой амортизации для каждой используемой категории имущества. По умолчанию книги амортизации уже указаны. Данные о бухгалтерской амортизации будут перенесены в основные книги амортизации по каждой категории имущества автоматически.
• Перенос из приложения «Расчеты. Договоры»:
• Окно «Перенос договоров». Необходимо для всех видов договоров указать категорию договора «Договоры закупки» или «Договоры продажи» с помощью справочника.
• Окно «Перенос данных по расчетам с партнерами»». Для каждой записи нужно указать с помощью справочников тип сделки «закупка/продажа», группу учета и дать свое название.
• Перенос данных по счетам-фактурам:
• Окно «Использование Акциза в моделях калькуляции». Необходимо определить использование Акциза в моделях калькуляции в счетах-фактурах. По умолчанию для переноса данных используется модель, содержащая только НДС. При установленном флаге используется налоговая модель, содержащая НДС и Акциз».
В последнем окне для начала процедуры Upgrade нужно нажать кнопку «Начать перенос». После этого Upgrade будет идти без запросов.
Внимание! При нажатии в последнем окне кнопки «Начать перенос» начнется процедура Upgrade и возврат в окна для изменения значений уже будет невозможен. Проверьте все указанные значения во всех окнах, до нажатия данной кнопки.
5. Операции, которые нужно выполнить после процедуры Upgrade
Имущество
• После прохождения процедуры Upgrade в учетных карточках в картотеках ВА и ОА для дальнейшей работы необходимо заполнить методы амортизации. Для этого необходимо воспользоваться утилитой «Заполнение методов амортизации». Данная утилита работает по перечню отмеченных карточек и запускается из реестра картотеки имущества ВА или ОА по кнопке «Операции» пункт «Заполнить методы амортизации». После запуска данной утилиты открывается окно «Выбор методов амортизации для карточек ». В этом окне необходимо выбрать категорию имущества. После выбора категории имущества в первой и второй колонках таблицы показывается перечень всех книг амортизации по выбранной категории имущества. В колонке «Код метода» для каждой используемой книги нужно выбрать метод амортизации из перечня методов для конкретной книги. Если метод амортизации отсутствует в списке методов амортизации, то его можно добавить в «Справочники - Амортизация – Методы амортизации».
• Если при прохождении процедуры Upgrade Номенклатурный справочник не был сформирован автоматически, то его нужно заполнить вручную. А ссылки на номенклатуру проставить в карточки имущества при помощи утилиты «Заполнить номенклатурные номера». Данная утилита работает по перечню отмеченных карточек и запускается из реестра картотеки имущества ВА или ОА по кнопке «Операции» пункт «Заполнить номенклатурные номера». После запуска данной утилиты открывается окно «Выбор номенклатуры для карточек». Номенклатурный номер выбирается из номенклатурного справочника. Номенклатурный номер будет проставлен для тех карточек, по которым группа из перечня отмеченных карточек совпадает с группой, к которой относится данная номенклатурная позиция.
Общие данные
В справочнике партнеров проставить признак поставщика и/или покупателя и указать группу учета, по тем партнерам, по которым он не проставился в процессе Upgrade.
Товары. Продукция/ Сырье.Материалы
• Проставить в документах, выведенных в протокол, партнеров.
• В документах движения вида «Передача на консигнацию» и «Возврат с консигнации» и в журнале учета «Товаров отгруженных» в записях с начальными остатками кроме получателя (партнера) необходимо указать плательщика.
• После выполнения процедуры Upgrade в моделях калькуляции закупок необходимо определить входимость налогов в цену поставщика, используя параметры SNDS (сумма НДС в строке), SACZ (сумма акциза в строке), SCSH (сумма НДС в строке). После этого необходимо в реестре приходных документов движения, отметить все документы и запустить выполнение процедуры «Замены в документах движения параметров (налогов)» по клавише F5. Данная процедура пересчитает значения параметров модели калькуляции SNDS, SACZ, SCSH, и проставит признак входимости налогов в цену поставщика в документах движения.
Счета в банке/Кассы.Подотчеты
• Проставить в заголовке документов и строках авансовых отчетов, выведенных в протокол, партнеров. Если расчеты ведутся по сделкам и карточки расчетов по этим сделкам были сформированы в процессе Upgrade, то можно так же указать документы–основания.
Расчеты с партнерами
• Выполнить операцию «Восстановление целостности данных» («Настройка» – «Восстановление целостности»). В данном режиме необходимо отметить оба параметра «Восстановление целостности отнесения на расчеты» и «Пересчет сумм». При выполнении данной операции:
• будут созданы недостающие карточки расчетов по партнерам и сделкам;
• установлены соответствующие признаки для расчетов в первичных документах;
• отнесены на расчеты первичные документы;
• разнесена оплата на первичные документы.
После этого если по партнерам есть расчеты по сделкам, то в платежных документах, можно указать документы основания по всем сделкам.
Закупки.Поставщики/Продажи.Клиенты
Договоры закупки и Договоры продажи. После проведения UPGRADE и восстановления целостности в приложении «Расчеты с партнерами» необходимо произвести «Контроль исполнения» (кнопка «Операции», клавиши CTRL-R), позволяющий отследить фактическое исполнение договоров по тем партнерам, расчеты по которым ведутся в разрезе договоров. При этом вычисляется оборот по операциям данного этапа (по поставкам или по платежам), разность между плановой и фактической суммой и процент исполнения этапа, и в зависимости от выполнения/невыполнения договора проставляется признак «Просрочена оплата по договору», «Договор просрочен», «Просрочена поставка по договору».
Заработная плата
«Формирование справочников. Отчисления в фонды. Платежи в фонды». После выполнения процедуры Upgrade с БЭСТ-4+ в настройке платежей проверьте заполнение полей «Прямые получатели» «КБК», «Программа доходов», «КОСГУ». Если необходимо, выполните редактирование этих полей.
6. Смена типа предприятия (хозрасчетное/упрощенный учет <—> магазин/упрощенный учет)
ВНИМАНИЕ! Если при переходе с предыдущей версии производится смена типа предприятия, а именно:
 Тип предприятия «Магазин» или «Магазин — упрощенный учет» заменяется на «Хозрасчетное» или «Хозрасчетное — упрощенный учет», то в приложении «Товары. Продукция» предыдущей версии необходимо закрыть или удалить все ведомости инвентаризации, после этого закрыть рабочий день, а затем закрыть расчетный период в данной подсистеме.
 «Хозрасчетное» или «Хозрасчетное — упрощенный учет» заменяется на конфигурацию «Магазин» или «Магазин—упрощенный учет», то в приложении «Товары. Продукция» системы БЭСТ-4 необходимо закрыть или удалить все ведомости инвентаризации, далее произвести закрытие расчетного периода в данной подсистеме, а затем для всех счетов учета ТМЦ определить метод учета «По учетным ценам». В приложении «Торговый зал» предыдущей версии настроить только один магазин.
|
принят к рассмотрению.